Workspace Studio: Google uvádí limit 400 spuštění měsíčně. Co zkontrolovat dnes

Z e-mailu s poptávkou se sám založí úkol, z dokumentu vznikne návrh odpovědi. Pokud vám něco takového běží přes Google Workspace Studio, vyhraďte si dnes zhruba půl hodiny, odhadujeme to pro firmu do deseti automatizací. Google na stránce aktualizované 26. října uvádí jako běžný limit 400 spuštění toků měsíčně. Jiná jeho stránka mluví o denním limitu bez čísla a další jen o propagačním přístupu. Jestli vás limit už omezuje, se z nich přesně nedozvíte. Spočítat si, jestli se do 400 spuštění vejdete, ale můžete hned.

O co jde

Workspace Studio je nástroj Googlu na automatizaci běžné kancelářské práce. Skládáte v něm takzvané toky (anglicky flows), tedy řady kroků, které běží samy. Podle příručky Googlu pro správce může tok za uživatele například připravit návrh e-mailu, vytvořit nebo upravit soubor nebo založit úkol. Ceník Googlu uvádí Studio u tarifů Business Starter, Standard i Plus.

O limitech Google na svých stránkách píše třemi způsoby:

• Stránka o limitech Studia z 26. října uvádí 400 spuštění toků měsíčně jako typický limit pro Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard a Enterprise Plus. Do limitu se podle ní počítá každé provedení toku. Limit nejde sdílet ani převádět do dalšího měsíce a obnovuje se první den v měsíci o půlnoci tichomořského času. Business Starter stránka nezmiňuje a dodává, že přístup závisí na nastavení účtu správcem.
• Nápověda Studia popisuje denní limit na spuštění všech toků dohromady. Číslo u něj neuvádí a dodává, že se limity mohou měnit.
• Přehled limitů AI aktualizovaný 30. října má u Studia údaj „Promotional access“, česky propagační přístup. Obecně k němu Google píše, že zákazníci mohou mít vyšší přístup, než se limity začnou vynucovat.

S termínem je to nepřehledné. V únoru Google napsal, že propagační přístup ve firemních plánech potrvá do 1. září 2026. Weby superdupr.com a puppyip.com později uvedly, že podle tabulky Googlu začne vynucování 1. listopadu 2026. Při naší kontrole 3. listopadu jsme toto datum v přehledu limitů nenašli. Jak se 400 spuštění měsíčně a denní limit doplňují a jestli vás už omezují, nevíme. Doporučujeme proto počítat s tím, že limit platí, a mít to za sebou dřív, než se zastaví důležitý tok.

Další mantinely z nápovědy Googlu:

• nejvýše 25 vytvořených toků, včetně vypnutých,
• nejvýše 25 aktivních toků spouštěných událostí v Gmailu,
• denní limit platí pro všechny toky uživatele dohromady.

U počtu kroků v jednom toku si Google odporuje. Nápověda Studia uvádí 100, příručka pro správce aktualizovaná 30. října jen 20. Dokud to Google nesjednotí, stavěli bychom toky nejvýše na 20 kroků.

Jak rychle se spuštění nasbírají? Tok spuštěný každou minutu poběží 1 440krát denně, takže by 400 spuštění vyčerpal za necelých sedm hodin. Tok spuštěný jednou za hodinu poběží 24krát denně a na 400 se dostane sedmnáctý den, jde o výpočet redakce. Jestli se počítá i kontrola, po které tok nic neudělá, jsme u Googlu nenašli. Převedení z minut na hodiny ale Google sám doporučuje jako úsporu.

Záleží i na tom, že se limit počítá dohromady. Jeden příliš aktivní tok tak podle nás může zastavit i ten důležitý, pokud běží pod stejným uživatelem.

Jak to udělat

První krok zvládnete ještě dnes.

1. Sepište si toky. Otevřete studio.workspace.google.com a sekci My flows. U každého toku si poznamenejte, k čemu slouží, kdo ho vlastní a co se stane, když jeden den nepoběží.
2. Spočítejte spuštění. U každého uživatele sečtěte, kolikrát jeho toky běží za den, a vynásobte třiceti. Vyjde-li to přes 400, řešte to jako první. Pomůže záložka Activity, kterou Google uvádí jako místo, kde po dosažení limitu zjistíte dotčené toky. Doporučujeme se do ní podívat už teď, ať víte, které toky jsou nejaktivnější. Jestli ukazuje i zbývající počet spuštění, nevíme.
3. Vypněte, co nepotřebujete. Google k tomu uvádí volbu More a Turn off. Vypnutý tok se ale dál počítá do stropu 25 vytvořených toků.
4. Zužte spouštění. Místo každého e-mailu nechte tok reagovat jen na vybrané odesílatele nebo slova v předmětu, jak radí nápověda Googlu. V říjnu Google navíc oznámil volbu Skip Replies, se kterou může start z vlákna v Gmailu ignorovat následné odpovědi. Podle Googlu se zaváděla postupně od 13. října a zobrazení mohlo trvat až 15 dní. Název v rozhraní jsme neověřovali.
5. Snižte frekvenci. Pokud nepotřebujete reakci v řádu minut, přejděte třeba na hodinový interval.
6. Oddělte důležité od pokusů. Kritické toky mějte pod uživatelem, který na svém účtu nezkouší nové automatizace.
7. Napište si náhradní postup. Ke každému důležitému toku stačí jedna věta: kdo a jak to udělá ručně, když se tok zastaví. Upozornění na chybu se podle nápovědy zobrazují v postranním panelu Workspace Studio v aplikacích jako Gmail nebo Chat. Snadno se přehlédnou, proto v prvních dvou týdnech kontrolujte Activity jednou denně.
8. Požádejte správce o upozornění. Google správcům doporučuje nastavit výstrahy na časté spouštění a na využití AI a sledovat aktivitu toků. Správce vám také řekne, jaký limit platí pro váš účet, na to odkazuje i stránka o limitech.

Co to stojí a co může selhat

Cena. Business Starter stojí 6,80 €, Standard 13,60 € a Plus 21,10 € za uživatele a měsíc bez daně. Jde o běžné ceny, které ceník ukazuje při ročním závazku. Cenu bez závazku jsme na něm nenašli. Podle kurzu ČNB z 30. října je to asi 166, 331 a 514 Kč, jde o výpočet redakce. Samostatný příplatek za Studio ceník neuvádí. Vyšší počet automatizací Google nabízí v placeném doplňku Rozšířený přístup k AI, jeho cenu ale na ceníku neuvádí. Doplněk je podle Googlu dostupný k tarifům Standard, Plus a Enterprise, ne k tarifu Business Starter. Kolik stojí a o kolik limit zvýší, neumíme říct.

Zastavení toků. Google uvádí, že po dosažení denního limitu aktivní toky přestanou běžet a další pokusy o spuštění selžou. Limit se obnoví po 24 hodinách a toky pak běží podle plánu. U měsíčního limitu stejně podrobný popis nemá, píše jen, že ve většině případů dostanete varování, když se limitu blížíte. Jestli se po obnovení dožene to, co se mezitím nestihlo, nevíme. U poptávek proto počítejte s tím, že se může něco ztratit, a ověřte si to na vlastním testu.

Chybné nastavení. Google sám varuje, že špatně nastavený tok může nechtěně upravit nebo smazat data, případně rozeslat příliš mnoho upozornění.

Čeština. V seznamu jazyků pro Gemini ve Studiu čeština není. Jak spolehlivě AI kroky zpracují český e-mail, jsme netestovali.

Starší kroky. Krok Ask a Gem už do toků přidat nejde. Stávající toky s ním běží, ale podle Googlu u firem přestanou fungovat nejdříve 1. března 2027. Google doporučuje nahradit ho do té doby krokem Ask Gemini, který je k dispozici i bez takzvaných skills. Ty se dají v tomto kroku použít, jejich zavádění ve Workspace ale Google v říjnu odložil a nový termín neuvedl. Když na Ask a Gem při kontrole narazíte, naše rada zní: na skills nečekejte a tok převeďte na Ask Gemini, až na něj budete mít čas.

Toky, které jste nestavěli vy. Rutiny po schůzce v Google Meet podle Googlu pohání Gemini a Workspace Studio a lze je spravovat i v knihovně toků. Jestli se počítají do limitu, jsme nezjistili. Stránka o limitech mluví o tocích, které jste si postavili.

Kdy to nedává smysl

• Studio nepoužíváte. Pak tento článek nemusíte řešit.
• Vaše toky dohromady nepřesáhnou asi deset spuštění denně. Do 400 spuštění měsíčně se vejdete, takže podle nás stačí první dva kroky a případná kontrola při výpadku. Tarif Business Starter si ale ověřte u správce, na stránce s limitem uvedený není.
• Zvažujete nákup doplňku jen pro jistotu. S tím bychom počkali, dokud neuvidíte cenu, počet spuštění a skutečnou potřebu své firmy.
• Na toku stojí objednávky, fakturace nebo jiná práce, kde den výpadku bolí. Dokud Google nezveřejní denní limit, nestavěli bychom na Studiu jedinou cestu takového procesu. Nechte vedle něj ruční kontrolu.

Shrnutí

• Google uvádí jako běžný limit 400 spuštění toků měsíčně pro Business Standard, Plus a Enterprise, u Starteru tento údaj na stránce není. Vedle toho popisuje denní limit bez čísla.
• Jestli limity už platí, z dokumentace přesně nevyplývá, proto doporučujeme počítat s tím, že ano.
• Limit platí pro všechny toky uživatele dohromady, takže jeden aktivní tok může podle nás zastavit ostatní.
• Dnes si sepište toky, spočítejte měsíční spuštění a označte ty, jejichž výpadek by firmu bolel.
• Potom vypněte zbytečné toky, zužte spouštění a snižte frekvenci. Všechny tři postupy doporučuje i nápověda Googlu.
• Doplněk zatím nekupujte naslepo. Jeho cenu ani navýšení limitu jsme nezjistili a k Business Starteru ho koupit nejde.